Fallbeispiel: digitales Büro der Ambulanten Jugendhilfe

9. Juli 202026. Juli 2024
von Anna Riedl

Digitales Büro mit Zeiterfassung für Ihre ambulante Kinder- und Jugendarbeit

Ein Praxisbericht, der Ihnen zeigt, wie ein digitales Zeit-Dokumentationstool Ihren Arbeitsalltag als ambulante(r) JugendhelferIn von Grund auf verbessern könnte...

Softwarelösung kennenlernen

Jungendhilfe Zentrum "Hängematte" in Heidelberg

43 pädagogische Fachkräfte (SozialpädagogInnen, SozialarbeiterInnen, ErzieherInnen) mit Schwerpunkt im Bereich:

Ambulante Erziehungshilfen (FAE)
Familientherapie zu Hause (FATZ)
ambulante Jugendhilfe und
sozialpädagogische Familienhilfe (SPFH)

Über 100 ehrenamtliche HelferInnen
8 Wohngruppen

About

Mit der Unterstützung des Trägers sollen sich Kinder und Jugendliche in ihren Familien zu eigenverantwortlichen und gemeinschaftsfähigen Persönlichkeiten entwickeln und ihre Eltern in der Erziehungsverantwortung gestärkt werden. Das Motto: So viel Hilfe wie nötig, aber so wenig wie möglich.

Die Herausforderung

Ein Büro für unterwegs für die Einsatzkräfte in Heidelberg

Im digitalen Büro arbeiten, egal mit welchem Endgerät: Tablet oder Laptop

Die Hängematte braucht ein “digitales Büro” für Ihr Team aus knapp 150 Fachkräften und ehrenamtlichen HelferInnen. Im Bereich der ambulanten Hilfe zur Erziehung lautet die zentrale Anforderung: ein Zeiterfassungssystem für unterwegs. Dazu ein digitales Büro für jeden/jede JugendhelferIn im Einsatz von Unterwegs, mit Vernetzung zur Verwaltung plus aktivem Einbezug der Eltern/Pflegefamilien sowie der Jugendlichen.

Oft fühlen sich die JugendhelferInnen in einer Satellitenposition. Aus der Erfahrung aller ehren- und hauptamtlichen MitarbeiterInnen der Hängematte, soll daher zudem ein Wissenskonglomerat in der Cloud entstehen - ein digitaler Ort, in dem jederzeit Know-how und Hilfe ausgetauscht werden kann.
Der Träger will sofort starten und weiß, was er will: uneingeschränkte Nutzung auf jedem mobilen Endgerät. Und alle müssen sich schnell und unkompliziert im System zurechtfinden. Das sind die zwei Hauptargumente.

Unsere Lösung

Vernetzung und mobile Zeit-Dokumentation im Fokus

So nutzt die Sozialpädagogin Anke Bachmann die mobile Bürolösung

Die Dokumentations-Plattform kann ihre Wirkung nur entfalten, wenn diese von den ambulanten Einsatzkräften als Vorteil und nicht als zusätzliche Arbeit oder gar als Zeitfresser gesehen wird. Praktische, einfach bedienbare Funktionen und zeitsparende Hilfen, siegen daher über technischen Finessen. Nur die Funktionen, die die Sozialpädagogen unterwegs brauchen!

“Das Tool habe ich direkt nach der ersten Einführung genutzt. Es ist ja alles selbsterklärend. Auch die Zeitdokumentation. Ich gebe meine Ist-Zeiten jetzt per Mausklick zur Genehmigung frei. Abweichungen zum Einsatzplan versehe ich kurz mit einer Randnotiz. Genial einfach! Über das System sehe ich dann auch, ob die Fachleistungsstunden genehmigt sind und wo Rücksprache gefragt ist."

"Die Wissensplattform bietet einen sicheren Ort, von wo ich Zugriff auf Erkenntnisse und Informationen zur ambulanten Jugendhilfe gewinne – und das, egal ob ich bei einer Familie bin oder zuhause am Küchentisch! In schwierigen Situationen mit meinen Schützlingen, z. B. im Umgang mit Wutattacken oder bei Drogenproblemen tausche ich mich auch mal mit einem versierten Kollegen aus. Mein Favorit ist dafür der integrierte Chat. Handy raus, Kollegen anschreiben, Antwort kommt sobald dieser auf sein Handy sieht. Und das hat man ja immer in der Tasche...

Auch manche Eltern sind für die Plattform freigeschaltet. Wenn es Probleme gibt daheim, dann ist der Chat für Eltern das erste Medium der Wahl, quasi statt dem Anruf. Ich bin ja nicht jede Sekunde erreichbar, wenn ich im Einsatz bin ...
Das ist besonders auch dann praktisch, wenn meine Schützlinge akut Unterstützung von “ihrer” SozialarbeiterIn benötigen.

Und mein mobiles Büro umfasst gleichzeitig eine Dokumentenverwaltung, wo ich die sensiblen Informationen zu meinen Betreuungsfällen bedenkenlos speichern kann. Die Online-Dokumentation erleichtert meine Arbeit unterwegs ziemlich, weil ich jede Minute auf alles zurückgreifen kann, egal ob ich bei meiner Pflegefamilie bin oder ob ich mit der Jugendlichen zuhause in ihrem Zimmer etwas bespreche. “

Die Praxis

Einfach zu handeln. Alltagstauglich für die ambulante Jugendhilfe

Ein digitales Büro für die ambulanten Fachkräfte im Einsatz

“Das digitale Büro hat einen einschlägigen Vorteil: Alles liegt in der Cloud. Jegliche Daten bei uns in der Hängematte bleiben also innerhalb des sicheren, virtuellen Raums (Ausnahme sind E-Mails). Somit sind meine Sorgen um die Datensicherheit meiner Schützlinge ab heute Schnee von gestern. Entwicklungsberichte, die ich ja nicht per E-Mail versendet darf (Stichwort DSGVO), können per Klick datenschutz-konform auf der Plattform geteilt werden."

"Auch die Selbstorganisation ist bedacht: Neue Chat-Nachrichten oder anstehende Termine fallen mir sofort auf der Startseite – direkt nach dem Einloggen – ins Auge.

Sehr praktischer Helfer: mein Tablet. Wenn ich “meine” Kinder betreue, kann ich beispielsweise Gespräche mit den Eltern gleich danach einsprechen. Das geht über die Diktierfunktion meines iPads. Und ich spare jede Menge Tipparbeit.“

Das mobile Büro der Zukunft kann viel mehr

Moment, YouTube-Video in jedem Fall ansehen!

Was sagen die JugendsozialarbeiterInnen?

“Flexible Dokumentation meiner Tätigkeitsberichte, egal von wo. Der Austausch zwischen mir als Sozialpädagogin, den Erziehungsberechtigten und meinem Kollegen in der Verwaltung ist von überall möglich.”

— Anke Bachmann
Sozialpädagogin

frau schaut lachend ber ihre rote sonnenbrille

"Das “Digitale Schwarze Brett” der Plattform erleichtert das Zusammenspiel mit der Verwaltung – ganz gleich wo ich im Einsatz bin. Auch Neuigkeiten und Änderungen zum Thema ambulante Hilfen von Gesetzgeberseite sind per Mausklick sofort mit allen geteilt."

— Anneliese Larenz
Erzieherin

“Rechtemanagement ist das Zauberwort! Im digitalen Büro können geschlossene Gruppen gebildet werden. Infos zu einem Jugendlichen sehen so z. B. nur die Erziehungsberechtigen und ich als Sozialpädagoge, da ich dafür freigeschaltet bin.”

— Hanno Nitsche
Sozialarbeiter, Schwerpunkt Jugendarbeit

“Endlich große Datenmengen verschicken. Sowas wie Bilder oder Handyvideos können problemlos mit den Eltern geteilt werden! Diese Medienformate helfen, Herausforderungen anschaulich zu beleuchten oder auch verständlicher zu machen.”

— Hans-Christian Winkler

Freiwilliger Helfer